BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:15/6692  
Art:Mitteilungsvorlage  
Datum:28.10.2019  
Betreff:Beantwortung der Anfrage der Ratsgruppe W.i.R. zum Sachstand zur Anschaffung eines Ausweis-Automaten
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Zeit- und Personalkostenaufwand

(Nur für die Beantwortung von Anfragen!)

 

228,54 Euro

Mitteilung der Verwaltung

Die nachfolgende Information wird zur Kenntnis genommen.

 

 

Mit Schreiben vom 22.10.2019 hat die Ratsgruppe der W.i.R. um einen aktuellen Sachstandbericht zur Anschaffung eines Ausweis-Automaten gebeten.

 

Zur Begründung der Anfrage hat die Ratsgruppe der W.i.R. die bisherigen Prozess- und Verfahrensschritte im Zusammenhang mit der automatisierten Erfassung und Übertragung von biometrischen Daten bei der Beantragung von Personaldokumenten aufgelistet und auf das in der Sitzung des Hauptausschusses am 21.02.2019 vorgelegte Konzept zur Optimierung der Terminvergaben und zur Reduzierung der Wartezeiten im Bürgerservice hingewiesen.

 

Die Problematik mit der Handhabung des Fotoautomaten ist in der genannten Vorlage beschrieben und in der Sitzung des Haupt-, Finanz- und Beteiligungsausschusses am 21.02.2019 nochmals erläutert worden.

 

Der Fotoautomat ist im Januar 2018 nach vorheriger Ausschreibung aufgestellt worden. Nach dem definierten Anforderungsprofil sollten biometrische Daten (Passbild, Fingerabdrücke, Unterschrift) vom Kunden selbständig erfasst, vom Automaten gespeichert und zum Abruf durch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Bürgerservice bereit gestellt werden. Die automatisierte Übertragung der Daten hat sich zunächst wegen technischer Probleme hier im Hause verzögert. Zur Sitzung des Ausschusses im Februar 2019 waren die technischen Probleme zwar behoben, die Software zur Datenübertragung aber noch nicht voll funktionsfähig.

 

Die zum damaligen Zeitpunkt noch nicht funktionsfähige medienbruchfreie Übertragung der Passbilder vom Fotoautomaten in das Fachverfahren zur Ausweisbeantragung ist im März 2019 realisiert worden und kann seitdem störungsfrei eingesetzt werden. Die automatische Übertragung von Fingerabdrücken ist nicht möglich, was aber gegenüber der Übertragung von Passbildern von geringerer Bedeutung ist, da die Fingerabdrücke nicht in jedem Dokument benötigt werden und ohnehin am Schalter nochmals verifiziert werden müssen. Diese Funktion ist zwar wünschenswert, bringt aber keinen erheblichen Zeitvorteil.

 

Die fachlich-federführende Zuständigkeit für die Neubeschaffung eines Fotoautomaten ist im Juli 2019 vom bisher zuständigen Fachdienst Gebäudemanagement (1.28), auf den Fachdienst Bürger, Sicherheit und Ordnung (3.32) übertragen worden, wodurch sowohl die Beschaffung, als auch die Nutzung und Anwendung des Fotoautomaten in einem Fachdienst zusammengeführt worden sind.

 

Neben dem Bürgerservice werden auch in der Führerscheinstelle, der Ausländerbehörde, der Gewerbemeldestelle und der Jagdbehörde Passbilder benötigt, wobei diese Dienststellen teilweise elektronisch übertragene Bilder verwenden können, bei einigen Anwendungen (z. B. Jagdschein, Reisegewerbekarte, internationaler Führerschein) aber weiterhin Papierbilder erforderlich sind. Je nach Bedarf sollte den Kunden neben der elektronischen Speicherung der Bilder mit anschließender Übertragung in ein Fachverfahren auch ein Papierausdruck optional angeboten werden. Dies ist aber nicht bei allen Geräten möglich. Der aktuell eingesetzte Fotoautomat bietet diese beiden Varianten.

 

Um ein optimales und zukunftsorientiertes Verfahren zur automatisierten Übertragung biometrischer Daten, auch in die weiteren tangierten Verarbeitungsbereiche der Stadtverwaltung zu beschaffen und harmonisch in die Digitalisierungs- und E-Governmentstrategie der Stadt Remscheid einzubinden, sind die mit Digitalisierungsaufgaben befassten Fachdienste in das Beschaffungsverfahren eingebunden worden.

 

Zur aktuellen Situation ist festzustellen, dass im vergangenen Jahr ca. 3.500 Passbilder an dem Fotoautomaten im Ämterhaus erstellt worden sind. Im gleichen Zeitraum sind  insgesamt ca. 15.000 Personaldokumente beantragt worden, so dass die Nutzungsquote des Automaten bei unter 25 % liegt. Der weit überwiegende Teil der Kunden hat somit bereits vor dem Besuch im Ämterhaus ein Passbild anfertigen lassen.

 

Seit März 2019 ist die automatisierte Übertragung der Passbilder vom Automaten in das Fachverfahren zuverlässig und störungsfrei im Einsatz. Der gewünschte Effekt durch die automatisierte Bildübertragung bei der Beantragung von Personaldokumenten ist damit erreicht, so dass seitens des Fachdienstes 3.32 kein dringender Handlungsbedarf zur Ablösung des Fotoautomaten besteht.

 

Für die Zukunft wird es wichtig, den Kunden die Möglichkeit der digitalen Erfassung des Passbildes nahe zu bringen und die Frequenz des Fotoautomaten durch einfache, schnelle und leicht verständliche Bedienung attraktiv zu gestalten und damit Akzeptanz und Nutzungsgrad dieses Verfahrens deutlich zu erhöhen.

 

In mehreren Koordinierungsgesprächen hat sich eine Arbeitsgruppe aus den verschiedenen beteiligten Fachdiensten auf ein strukturiertes Verfahren zur Prüfung und Sichtung geeigneter und zukunftsweisender Alternativen zu dem Passbildautomaten verständigt. Vor einer erneuten Ausschreibung mit den bisherigen Parametern und zu den bisherigen Bedingungen soll eine ausführliche Recherche der angebotenen Geräte und Verfahren erfolgen.

 

Es ist vorgesehen, am 25.11.2019 zunächst ein Angebot der Bundesdruckerei in der Anwendung zu prüfen und zu bewerten und anschließend weitere Angebote auf dem Markt zu sichten.

 

Durch diese Marktsichtung soll die Eignung der verschiedenen Systeme für die bereits bekannten und künftig erweiterten Anwendungen in der Stadt Remscheid eruiert werden.

 

Ziel ist es, eine kundenorientierte Lösung zu finden, die den Fachdienst 3.32 und die übrigen beteiligten Stellen bei der Bewältigung der dortigen fachlichen Aufgaben entlastet, einfach zu handhaben und technisch machbar ist.

 

Bei der Abwägung, entweder eine schnelle Ablösung des aktuellen Fotoautomaten durch sofortige Ausschreibung zu erreichen, oder nach einer gründlichen Marktsichtung eine bedarfsgerechte Alternative zu finden, hat sich die Arbeitsgruppe der beteiligten Fachdienste einvernehmlich entschieden, den bisherigen Fotoautomaten zunächst weiter zu nutzen und den Vertrag bis 2020 zu verlängern.

 

Mit dem Fotoautomaten wird die wichtige Grundfunktion der automatisierten Bildübertragung inzwischen störungsfrei erfüllt, so dass auch aus Sicht des in erster Linie betroffenen Fachdienstes 3.32 bei der Ersatzbeschaffung kein akuter Handlungsdruck besteht.

 

 

In Vertretung

 

 

Reul-Nocke

Beigeordnete

 

 


Finanzielle Folgen und Auswirkungen

Voraussichtlicher Aufwand und voraussichtliche Auszahlungen im laufenden Jahr und in Folgejahren

keine

Die erforderlichen Haushaltsmittel sind im Ergebnis- und Finanzplan enthalten

entfällt

 


 

Kenntnis genommen

 

 

 

Mast-Weisz

Oberbürgermeister