BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:14/2295  
Art:Mitteilungsvorlage  
Datum:29.08.2012  
Betreff:Sachstandsbericht des FD 1.21 zur Finanzbuchhaltung
Anfrage der WiR Fraktion
DokumenttypBezeichnungAktionen
Dokument anzeigen: Mitteilungsvorlage Dateigrösse: 204 KB Mitteilungsvorlage 204 KB
Dokument anzeigen: 14_0948_Mitteilungsvorlage vom 27.05.2011 Dateigrösse: 33 KB 14_0948_Mitteilungsvorlage vom 27.05.2011 33 KB
Dokument anzeigen: Sachstandsbericht_FIBU_30.11.2011 Dateigrösse: 22 KB Sachstandsbericht_FIBU_30.11.2011 22 KB

Mitteilung der Verwaltung

Die nachfolgende Information wird zur Kenntnis genommen.

 

Mit der Vorlage 14/0948 wurde im Rechnungsprüfungsausschuss am 16.06.2011 und im Hauptausschuss am 30.06.2011 ein Ergebnisbericht zum Stand der Arbeiten in der Finanzbuchhaltung zur Kenntnis gegeben. Ebenso wurde am 08.12.2011 im Rechnungsprüfungsausschuss mündlich zum Sachstand in der Finanzbuchhaltung berichtet. Die Vorlage 14/0948 als auch die zur Niederschrift beigefügten Ausführungen zum RPA Ausschuss vom 08.12.2011 sind als Anlage dieser Vorlage beigefügt.

 

Der aktuelle Sachstandsbericht wird an diese Informationen anknüpfen, so dass ein chronologischer Ablauf dargestellt werden kann.

 

 

Thema Organisation

 

Stand in der Vorlage 14/0948 / 16.06.2011: Reorganisation

 

Mit Vorlage der Empfehlungen zur Reorganisation des FD 1.21.3 Abteilung Finanzbuchhaltung der Stadtverwaltung Remscheid hat die Firma Infoma wesentliche Informationen eruiert bzw. dargestellt, die zur Entscheidungsfindung unabdingbar waren.

Der Verwaltungsvorstand hat dieser Struktur mit Datum vom 10.05.2011 zugestimmt. Eine entsprechende Verfügung mit Wirkung zum 01.07.2011 wird derzeit durch den ZD 0.11 vorbereitet.

 

Stand RPA Ausschuss 08.12.2011: Organisation

 

Die Reorganisation der Finanzbuchhaltung ist durch die Oberbürgermeisterin mit Wirkung zum 01.08.2011 verfügt worden. Diese Reorganisation wird seitdem umgesetzt. Daraus resultierende Umzüge innerhalb des Dienstsgebäudes Hindenburgstraße wurden durchgeführt. Eine Mitteilung über die neue Zuständigkeitsverteilung innerhalb der Finanzbuchhaltung (welcher Buchhalter ist für welchen Fach- bzw. Zentraldienst zuständig?) ist in Arbeit und wird in Kürze veröffentlicht.

Insolvenzen wurden zentralisiert. Die beiden betroffenen Kolleginnen des FD 1.30 sind ebenfalls schon umgezogen und in die Abteilung Vollstreckung integriert worden.

Der EDV Systemkoordinator hat im FD 1.21 ebenfalls seine Tätigkeit aufgenommen.

 

Aktueller Stand:

 

Die neue Organisationsstruktur hat sich bewährt. Die organisatorischen Neuerungen innerhalb der Finanzbuchhaltung wurden mittlerweile nach anfänglichen Startschwierigkeiten in einzelnen Arbeitsabläufen implementiert sowie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umgesetzt. Entsprechende Inhouseschulungen wurden umgesetzt (vergleiche Abschnitt Schulungen).

 

 

Thema Personal

 

Stand in der Vorlage 14/0948 / 16.06.2011: Personalbemessung

 

Den Anforderungen der neuen Organisationsstruktur auch personell gerecht zu werden, sind ebenfalls Empfehlungen seitens der Firma Infoma vorgelegt worden. Eine stellenplantechnische Darstellung – ohne Stellenvermehrung – konnte nur durch die Überleitung der Aufgabe Veranlagung der Grundbesitzabgaben an die REB zum 01.01.2012 sichergestellt werden. Diese hier freiwerdenden Stellen decken den Mehrbedarf der Finanzbuchhaltung komplett ab. Alle diese Stellen wurden mit einem KW Vermerk versehen. Diese KW Vermerke sind durch die Finanzbuchhaltung bis 2013 zu erwirtschaften.

 

Stand RPA Ausschuss 08.12.2011: Personal der FIBU

 

Sachgebiet Kreditorenbuchhaltung

 

Die Stelle der Sachgebietsleitung Kreditoren- und Bankbuchhaltung / Archivierung / Zentrale

Adressverwaltung wird kurzfristig intern ausgeschrieben.

Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist eine Stelle von vieren krankheitsbedingt nicht besetzt. Die Teamleitung Kreditorenbuchhaltung ist mindestens zur Hälfte auch mit Jahresabschlussarbeiten betraut. Von ursprünglich vier Buchhaltern für diesen Bereich stehen demnach zurzeit nur noch 2,5 Stellen zur Verfügung. Auch hier kann von einer Entlastung nicht die Rede sein.

 

Sachgebiet Debitorenbuchhaltung

 

Mitte / Ende Januar 2012 werden zwei Buchhalterstellen ( Vollzeit ) im Sachgebiet Debitorenbuchhaltung frei. Die eine Kollegin geht in Mutterschutz, die andere wird sich intern verändern. Diesen beiden Stellen obliegt die Koordination und Durchführung sämtlicher Mahnläufe und Abbuchungen. Hier geht erhebliches Fachwissen verloren. Zum Teil kann dies durch andere Kolleginnen aufgefangen werden. Mit Sicherheit können aber die bisher erreichten Mahnzyklen nicht unverändert gehalten werden. Die Wiederbesetzung ist beantragt, in der Hoffnung möglichst schnell intern ausschreiben und besetzen zu können. Ebenso obliegt diesen Buchhalterinnen die debitorische Betreuung der VHS. Auch hier muss intern eine Lösung im Hinblick auf den Jahresabschluss 2009 und die für das Jahr 2010 durchzuführenden Mahnläufe gefunden werden. Fest steht aber auf jeden Fall, die durch die Verlagerung der Aufgabenstellung Grundbesitzabgaben erhoffte bzw. erwartete zeitliche Entlastung im Alltagsgeschäft ist damit nicht mehr gegeben. Die über die Massen belastende Situation in der Finanzbuchhaltung wird dadurch weiter bestehen.

 

Aktueller Stand zum Personal

 

Sachgebiet Kreditorenbuchhaltung

 

Die Stelle der Sachgebietsleitung konnte nach interner Ausschreibung zum 01.08.2012 wieder besetzt werden. Die neue Kollegin wird zurzeit intensiv eingearbeitet und wird ab Frühjahr 2013 einen Bilanzbuchhalterlehrgang – Kommunal – besuchen. Dieser Lehrgang umfasst einen Zeitraum von ca. 1 ½ Jahren und wird berufsbegleitend absolviert.

 

Ein Buchhalter der Kreditorenbuchhaltung hatte sich aufgrund einer internen Stellenausschreibung in einen anderen Fachdienst beworben und den Zuschlag für die ausgeschriebene Stelle bekommen. Die Umsetzung in den neuen Fachdienst erfolgte zum 01.02.2012. Diese dann freie Stelle in der Finanzbuchhaltung konnte mit einer Auszubildenden nach erfolgter Prüfung im Sommer 2012 besetzt werden. Auch diese neue Kollegin wird derzeit eingearbeitet.

 

Sachgebiet Debitorenbuchhaltung

 

Eine der beiden freien Stellen (siehe Stand zum 08.12.2011) in der Debitorenbuchhaltung konnte im Februar 2012 intern mit einer Mitarbeiterin aus dem Vollstreckungsinnendienst besetzt werden. Die andere freie Stelle konnte mit einem Auszubildenden nach erfolgter Prüfung im Sommer 2012 besetzt werden. Nach der Einarbeitung wird auch in diesem Sachgebiet die Aufgabenwahrnehmung vollumfänglich gewährleistet sein.

 

Es kann positiv vermerkt werden, dass derzeit alle Stellen in der Finanzbuchhaltung planmäßig besetzt sind. Die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zunächst qualifiziert und vollumfänglich eingearbeitet.

 

 

Thema Schulungsbedarf

 

Stand in der Vorlage 14/0948 / 16.06.2011: Schulungsbedarf

 

Aktueller Stand der Schulungen für FD 1.21:

 

11.,12. und 13.05.2011      erste Theorieschulungen für die FIBU

18. und 19.05.2011                         erste Praxisschulungen für die FIBU

 

23., 24. und 26.05.2011     zweiter Block Theorieschulungen für die FIBU

30. und 31.05.2011                         zweiter Block Praxisschulungen für die FIBU

 

04.07.2011                           Workshop Stammdaten, Konfiguration des Verfahrens

                                               für Führungskräfte des FD 1.21   

 

05. und 06.07.2011                         Workshop Vollstreckungsmodul für den Innendienst

 

07.07.2011                                       Workshop Debitorenbuchhaltung / Vollstreckungsinnendienst

 

Die Schulungen für die Fach- und Zentraldienste sind ab der zweiten Jahreshälfte 2011 geplant.

 

Stand RPA Ausschuss 08.12.2011: Schulungen

 

Die Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des FD 1.21. durch die Firma Infoma sind erfolgt. Interne Schulungen / Workshops, damit die Kolleginnen des ehemaligen Zahlungsverkehrs und der Geschäftsbuchhaltung zu einer Debitorenbuchhaltung zusammenfinden, werden zudem fortlaufend durchgeführt. Hierzu besteht ein interner Schulungsplan bis 30.06.2012.

Die angekündigten Schulungen der Fach- und Zentraldienste haben am 11.10.2011 begonnen und werden mit dem 15.12.2011 für diese Schulungsphase zunächst abgeschlossen. Weitere Schulungen in Folgejahren sind hier notwendig.

Für 2012 ist geplant weitere 4 Mitarbeiterinnen des FD 1.21 zum Bilanz- sowohl auch

Finanzbuchhalter ausbilden zu lassen.

 

Aktueller Stand zum Thema Schulungen

 

Die Schulungen der Fach- und Zentraldienste sind vorerst im Dezember 2011 abgeschlossen worden. Es wurden ca. 110 MitarbeiterInnen in Theorie und Praxis geschult. Weitere Schulungen für die Fach- und Zentraldienste werden im ersten Halbjahr 2013 planerisch angegangen. Der im Finanzwesen vorhandene Personalbestand (sowohl beim FD 1.20 als auch bei FD 1.21) welcher sich mit diesen Schulungen befassen muss, ist bis dahin mit Jahresabschlussarbeiten vollständig ausgelastet.

 

Bezogen auf die Besetzung der Stelle der Sachgebietsleitung Kreditoren zum 01.08.2012 beginnt die Ausbildung zur zertifizierten Bilanzbuchhaltungskraft Kommunal im Jahr 2013.

 

Durch die Jahresabschlussarbeiten besteht derzeit keinerlei zeitlicher Spielraum seitens der beiden mit diesen Aufgaben in der Finanzbuchhaltung federführend betrauten Mitarbeiterinnen einen Bilanzbuchhalterlehrgang zu absolvieren. Eine der beiden Mitarbeiterinnen wird planmäßig hier im Frühjahr 2013 mit diesem Lehrgang beginnen können, die andere mit Jahresabschlussarbeiten betraute Mitarbeiterin dann anschließend im Jahr 2014.

 

Der Abteilungsleiter sowie eine weitere Mitarbeiterin der Finanzbuchhaltung haben im Sommer 2012 den Bilanzbuchhalterlehrgang abgeschlossen und erfolgreich bestanden.

 

 

Thema Kontierungshandbuch

 

Stand in der Vorlage 14/0948 / 16.06.2011: Kontierungshandbuch

 

Im zu erstellenden Kontierungshandbuch sollen alle Standardbuchungsfälle abgebildet und abschließend geregelt werden. Ebenso werden hier die einzelnen Kontenklassen des nordrhein-westfälischen Kontenrahmens dargestellt und erläutert. Dieses Kontierungshandbuch soll u.a. Grundlage für die Fach- und Zentraldienstschulungen beginnend in der zweiten Jahreshälfte 2011 sein. Hierdurch soll eine flächendeckend gleiche Behandlung von Geschäftsvorfällen gewährleistet werden.

 

Ein erstes Grundwerk ist für Ende Juni bzw. Anfang Juli 2011 geplant. Die kontinuierliche Weiterentwicklung dieses Kontierungshandbuches ist ebenso selbstverständlich.

 

Aktueller Stand zum Thema Kontierungshandbuch

 

Das Kontierungshandbuch ist und wird kontinuierlich weiter gepflegt. Die Oberbürgermeisterin hat das Kontierungshandbuch als verbindlich erklärt. Das Kontierungshandbuch, Teil des NKF-Wiki, ist als Datenbank im Intranet der Stadt Remscheid hinterlegt und steht so allen MitarbeiterInnen zur Verfügung.

 

 

Thema IT Koordination

 

Stand in der Vorlage 14/0948 / 16.06.2011: IT Koordination

 

Der Bedarf einer IT Koordination für das Finanzwesen ( hier der Finanzbuchhaltung ) ist organisatorisch sowohl durch die Empfehlungen seitens der Firma Infoma als auch durch die Verwaltung gestützt bzw. eruiert worden.

 

Ein Mitarbeiter des Dezernates 2 steht hierzu seit dem 01.05.2011 zur Verfügung. Zurzeit wird dieser Kollege intensiv in das Verfahren NewSystem als auch in andere Verfahren eingearbeitet.

 

Die Einführung der Module Insolvenzsachbearbeitung als auch Zentrale Adressverwaltung werden beispielsweise intensiv durch den Kollegen betreut.

 

Aktueller Stand zum Thema Koordination

 

Durch den Koordinator in Verbindung mit einem Mitarbeiter der Abteilung IT des ZD 0.10 sowie unter Beteiligung des RPA wurde die Rechtevergabe und –zuordnung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in NewSystem grundlegend überarbeitet.

 

Als nächster Schritt werden seitens der IT Koordination sämtliche Schnittstellen zum Verfahren NewSystem überarbeitet. Hier wird die intensive Zusammenarbeit sowohl zu den betroffenen Fach- bzw. Zentraldiensten unter Einbindung des RPA fortgeführt.

 

Zudem wird von hier die Einführung der Module Insolvenzen als auch Zentrale Adressverwaltung intensiv begleitet.

 

Thema Jahresabschlüsse

 

Zum Thema Jahresabschlüsse wird wie im Rechnungsprüfungsausschuss am 23.08.2012 angekündigt eine separate Mitteilung für die heutige Sitzung seitens der Verwaltung erarbeitet.

 

 

Thema Mahnungen

 

Stand RPA Ausschuss 08.12.2011: Mahnungen

 

Mittlerweile sind monatliche Mahnrhythmen erreicht worden. Mit Ausnahme der Bereiche Krankentransport FD 1.37 und VHS. In Abstimmung mit 1.37 ist hier der Mahnlauf für Mitte / Ende Januar 2012 geplant. Danach sollen auch hier monatliche Mahnläufe durchgeführt werden. Die VHS als auch die Finanzbuchhaltung bemühen sich nach Kräften den hier tangierten Forderungsbereich mahnfähig zu gestalten. Mit dem Abschluss des Jahres 2009 wird in 2012 mit den ersten Mahnungen für das Jahr 2010 begonnen.

 

Aktueller Stand zum Thema Mahnungen

 

Bedingt durch die personellen Ausfälle in der Debitorenbuchhaltung Anfang 2012 konnten die monatlichen Mahnzyklen nicht flächendeckend beibehalten werden. Es wurde im ersten Halbjahr 2012 an den Fälligkeitsterminen der großen Forderungsarten orientiert gemahnt. Letztendlich sind die Mahnungen mit Stand 30.08.2012 wieder auf einem laufenden Stand.

 

Im Januar 2012 wurden 888 Mahnungen bis zur Fälligkeit 31.12.2011 für den Bereich des FD 1.37 versandt. Der nächste Mahnlauf ist für Ende September 2012 geplant. Hier wurde erfolgreich an der Aufbereitung der Forderungen gemeinsam mit der Feuerwehr gearbeitet.

 

Für den Bereich der VHS wurden die Forderungen des Jahres 2010 mittlerweile dezidiert aufgearbeitet, so dass hier alle Mahnungen das Jahr 2010 betreffend bereits versandt wurden. Zurzeit wird in enger Zusammenarbeit mit der VHS das Jahr 2011 abgestimmt. Hier sind die Mahnungen für 2011 ab Oktober 2012 realistisch geplant. Es drohen in diesen Fällen keine Forderungsverjährungen.

 

Fazit:

 

Nach der mit Wirkung vom 01.08.2011 verfügten Reorganisation der Finanzbuchhaltung wurden in der Folge organisatorische und ablauftechnische Veränderungen eingeleitet. Dieser notwendige Prozess ist zwar noch nicht ganz bewältigt, aber bereits zu einem erheblichen Teil umgesetzt.

 

Die positive Entwicklung der Belastbarkeit der Datenlage in der Finanzbuchhaltung seit dem Jahreswechsel 2011/2012 wird durch das zentrale Controlling des ZD 0.10 Verwaltungssteuerung und Informationstechnologie bestätigt. Die Finanzbuchhaltung wird zudem durch das Controlling in der Qualitätssicherung und Prozessentwicklung fortlaufend unterstützt.

 

An weiteren Optimierungen innerhalb der Finanzbuchhaltung sowie an den Schnittstellen zu den Fach- und Zentraldiensten wird gearbeitet, um noch bestehende Schwachstellen zu beseitigen bzw. Lücken zu schließen.

 

 

Hierzu sollen folgende exemplarisch aufgeführten Punkte mittelfristig umgesetzt werden:

 

1. Ermächtigungen innerhalb des FD 1.21

 

Mit dem erfolgreich umgesetzten Berechtigungskonzept im Verfahren NewSystem wurde ein erster, wichtiger Baustein in der Ermächtigungsstruktur des FD 1.21 geschaffen. Nach nunmehr erfolgter Überarbeitung der Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Remscheid müssen umgehend die formellen Ermächtigungen den technischen angepasst werden. Hierzu hat bereits am 05.09.2012 ein erster Termin mit dem ZD 0.10 stattgefunden. Die Umsetzung der formellen Ermächtigungsstruktur soll noch in 2012 abgeschlossen werden.

 

2. Schnittstellen / Adressen

 

Im Rahmen der Einführung des zentralen Adressmoduls für das Verfahren NewSystem ist der Aufbau der Adressen geändert worden. Dies muss nun auch in den Datenlieferanten „Schnittstellen aus Vorverfahren“ deckungsgleich erfolgen. Hier müssen die Softwarehäuser der entsprechenden Vorverfahren beauftragt werden. Mit den Erfahrungen der Vergangenheit bzgl. der Programmierung von Schnittstellen oder gar von Änderungen in diesen ist ein Zeitraum von einem Jahr als realistisch zu betrachten. Bevor seitens des FD 1.21 an die Fach- und Zentraldienste herangetreten wird, werden in 1.21 alle technischen und inhaltlichen Belange der Schnittstellen nochmals geprüft. Dann können mit den Fach- und Zentraldiensten nicht nur die Adressanpassungen besprochen werden, sondern alle anderen Problemstellungen ebenfalls.

 

3. Bankbuchhaltung, technische Tagesabschlüsse

 

Durch die Mitarbeiterinnen der Bankbuchhaltung werden im Rahmen der Tagesabstimmung zwischen den Daten des Finanzverfahrens und den Bankumsätzen evtl. auftauchende Differenzen zeitnah bearbeitet und korrigiert.

 

Der im Verfahren Newsystem technisch erforderliche Tagesabschluss wurde aufgrund der fehlenden Jahresabschlüsse bis dato nicht vorgenommen. Hier wurde eindeutig seitens der Firma Infoma darauf hingewiesen, dass wenn, die Tagesabschlüsse technisch verankert werden, evtl. notwendige Korrekturbuchungen im Rahmen der noch ausstehenden Jahresabschlüsse nicht mehr vorgenommen werden können. Sobald die Jahresabschlüsse vorliegen werden diese technisch erforderlichen Tagsabschlüsse im Verfahren durchgeführt.

 

4. Anpassung Geschäftsanweisung Finanzbuchhaltung

 

Aufgrund der anstehenden bzw. laufenden Jahresabschlussarbeiten werden die notwendigen Änderungen der Geschäftsanweisung Finanzbuchhaltung zeitlich ins Jahr 2013 verschoben. Ursprüngliche Zeitplanung war für das zweite Halbjahr 2012 angedacht.

 

5. Interne Schulungen der MA der Finanzbuchhaltung

 

Nach Beendigung der Jahresabschlussarbeiten 2012 werden die internen Schulungen wieder aufgenommen.

 

In Vertretung

 

 

 

 

Mast-Weisz

Stadtdirektor

 

 

Kenntnis genommen:

 

 

 

 

Wilding

Oberbürgermeisterin

 

 


Finanzielle Folgen und Auswirkungen

Voraussichtlicher Aufwand und voraussichtliche Auszahlungen im laufenden Jahr und in Folgejahren

keine

Die erforderlichen Haushaltsmittel sind im Ergebnis- und Finanzplan enthalten

entfällt