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Name:15/4458  
Aktenzeichen:01.10.01_BAF
Art:Beschlussvorlage  
Datum:16.01.2018  
Betreff:Investitionskostenzuschuss zum Aufbau einer externen IT-Systeminfrastruktur für den BAF e. V. zwecks Sicherstellung der Durchführung übertragener Aufgaben/Pflichten
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Beschlussvorschlag

Gemäß § 60 Abs. 1 GO NRW wird folgendes beschlossen:

1.            Zum Zwecke der Realisierung einer skalierbaren IT-Systeminfrastruktur (externes Rechenzentrum und Standortvernetzung) über einen externen Dienstleister zwecks Sicherstellung der Durchführung vertraglicher Aufgaben/Pflichten gewährt die Stadt Remscheid dem BAF e. V. im Haushaltsjahr 2018 einen einmaligen Investitionskostenzuschuss in Höhe von 108.500 Euro.

2.            Die hierfür erforderlichen investiven Mittel in Höhe von 108.500 Euro werden im Doppelhaushalt 2017/2018 für das Haushaltsjahr 2018 auf der neu einzurichtenden Investitionsmaßnahme INV181110 – Beschaffung IT-Systeminfrastruktur BAF e. V. – im Produkt 01.10.01 gemäß § 83 GO NRW außerplanmäßig bereitgestellt. 

3.            Die Deckung erfolgt durch Minderauszahlungen bei den für das Jahr 2018 eingeplanten Ansätzen bei INV181050 – Software-Lizenzen – im gleichen Produkt.

 


Klima-Check

Keine Klimarelevanz im direkten Einflussbereich der Stadt Remscheid.

Ungeachtet dessen wird die Maßnahmenrealisierung über Geräte und Equipment auf technisch neuestem Stand erfolgen, die in der Regel sowohl energieeffizient sind als auch umweltfreundlicher Technologien und Prozesse über den gesamten Produktlebenszyklus unterliegen, somit die Umwelt bzw. das Klima wenig bzw. weniger belasten.

 


Begründung

 

1.            Ausgangssituation/Anlass

BAF e. V. ist auf Basis eines zwischen den Parteien geschlossenen Vertrages mit der Durchführung der Aufgabe der Betreuung und Unterbringung von Flüchtlingen für die Stadt Remscheid in städtischerseits bereit- oder zur Verfügung gestellten Gebäuden (Übergangswohnheime) betraut. Dieser Vertrag sieht für die Stadt Remscheid u. a. folgende Verpflichtungen vor: bauliche und technische Instandhaltung der Gebäude, Beschaffung notwendiges Inventar in gegenseitiger Abstimmung, Stellung der erforderlichen Räume und Sachmittel, Kostenerstattung/-bezuschussung von Maßnahmen zur Unterhaltung, Erhaltung und Instandsetzung in gegenseitiger Abstimmung auf Antrag und Bedarfsnachweises.  

 

BAF e. V. hat der Verwaltung kürzlich u. a. die Notwendigkeit des Einkaufs von Rechenzentrumshard- und Serversoftware nebst zugehörigen Dienstleistungen angezeigt. Begründet wurde dies damit, dass zum einen eine IT-technische Vernetzung der einzelnen, vereinsseitig für die Stadt Remscheid zu verwaltenden Standorte derzeit nicht gegeben ist, diese aber für die ordnungsgemäße Erfüllung der vertraglichen Aufgaben/Pflichten zwingend notwendig ist. Zum anderen sind  im Hinblick auf die im städtischen Auftrag zu verarbeitenden Daten und Unterlagen die aktuell einschlägigen IT-sicherheitstechnischen Anforderungen und die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu berücksichtigen.

Vor diesem Hintergrund hat BAF e. V. Angebote externer Dienstleister eingeholt und auf Basis des aus Vereinssicht wirtschaftlichen Angebotes die Verwaltung gebeten, hierzu IT-fachlich beratend zu unterstützen und sowohl die finanzielle als auch die praktische Realisierung zeitnah gemeinsam zu klären und abzustimmen.

 

2.            IT-fachliche Bedarfsprüfung einer Rechenzentrumsstruktur für den BAF e. V.

Nach Feststellung der Verwaltung ist die IT-Landschaft des BAF e. V. in großen Teilen ehrenamtlich mit Spenden oder in Eigenregie geschaffen worden. Sie ist daher sehr heterogen und dynamisch, und ist im Ergebnis in Sachen Betriebssicherheit, IT-Sicherheit und Datenschutz den aktuellen und generell notwendigen Anforderungen nicht angemessen. Die bestehenden und gewachsenen, sehr unterschiedlichen IT-Systeme sind aus Sicht der Verwaltung für den aufgabengerechten und vertragskonformen Einsatz und für einen störungsarmen, wartbaren Betrieb nicht (mehr) geeignet. Zugleich sind die Erfordernisse des bestehenden und weiterzuführenden dezentralen Ansatzes und des damit verbundenen IT-Betriebs an verschiedenen Standorten zu berücksichtigen, einhergehend mit dem weitest gehenden Verzicht auf eine (ressourcenintensive) persönliche Betreuung vor Ort. Darüber hinaus sollen an den IT-Arbeitsplätzen der Standorte einfache Thin-Clients zum Einsatz kommen, die die zur Aufgabenwahrnehmung benötigten Anwendungen aus einem zentralen Rechenzentrum beziehen, einen zentralen Datenzugriff und eine zentrale Datenspeicherung ermöglichen, Systemkonfigurationen vor Ort wären dann nicht mehr bzw. nur in einem geringen Umfang erforderlich. Bei evtl. Defekten könnte der Betrieb nach einem Austausch des Thin-Clients der Betrieb wieder fortgesetzt werden, längere Störungen entfielen damit grundsätzlich. Für eine Anbindung an ein zentrales Rechenzentrum muss eine gesicherte Verbindung aufgebaut werden, die zu ihr erfolgreichen Implementierung und Verstetigung erfahrungsgemäß gerade in der Einführungsphase einer etwas intensiveren Betreuung vor Ort bedarf.

 

Eine Realisierung im städtischen Rechenzentrum scheidet schon alleine aus Gründen bestehender Wettbewerbssituationen zu externen IT-Dienstleistern und der nur über einen neuen Betrieb gewerblicher Art (unter Beachtung der Umsatzsteuerproblematik und des damit verbundenen, zusätzlichen Aufwandes) möglichen Umsetzung aus.

 

Unter Berücksichtigung all dieser Punkte sollte nach Auffassung der Verwaltung das Hosting auf eigenen Systemen des BAF e. V.  erfolgen, die von einem externen IT-Dienstleister nach dessen Vorgaben für den Verein beschafft werden, im Rechenzentrum dieses IT-Dienstleisters inkl. der Betreuung durch diesen. Dies würde zugleich gewährleisten, dass eine Skalierbarkeit (bspw. im Hinblick auf die Anzahl von IT-Arbeitsplätzen, auf die Anzahl der Standorte etc.) nach oben und nach unten gewährleistet ist. 

Da diese Maßnahme auch zur ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglichen Aufgaben/ Pflichten seitens des BAF e. V. gegenüber der Stadt Remscheid  zwingend notwendig und sowohl insoweit als auch aus v. g. Gründen unabweisbar ist, ist aus Sicht der Verwaltung ein einmaliger, zweckgebundener Investitionskostenzuschuss zu gewähren. Dieser ist mit der Auflage der Gewährleistung einer stetigen Skalierbarkeit und der anlassbezogenen Anpassung zu verbinden.

In Anlehnung an die bestehenden vertraglichen Regelungen hat dann auch die Beauftragung des externen Dienstleisters seitens BAF e. V. selbst in Eigenregie zu erfolgen.

 

Die Anbindung der Standorte (VPN/DSL), die gebäudeseitige Ausstattung, das Datennetz und die WLAN-Ausstattung sind auch weiterhin städtischerseits sicherzustellen.

 

3.            Kosten und Finanzierung/Kompensation

Auf Basis der vereinsseitig zur näheren Betrachtung und Wertung zur Verfügung gestellten Angebote eines externen Dienstleisters beträgt der investive Gesamtaufwand der Vernetzung der einzelnen BAF-Standorte über ein externes Rechenzentrum einmalig rd. 108.500 Euro brutto.

Im Haushaltsplan 2017/2018 sind keine Mittel für die entsprechenden Investitionszuwendungen an Dritte enthalten. Auch eine direkte Deckungsmöglichkeit zwischen verschiedenen Investitionsmaßnahmen ist im tangierten Produkt 01.10.01 nicht gegeben (kein Deckungskreis).

 

Daher ist aus haushaltsfachlicher und -rechtlicher Sicht eine investive außerplanmäßige Mittelbereitstellung zwingend erforderlich.

 

Um v. g. Angelegenheit haushaltsfachlich und -rechtlich korrekt abwickeln zu können, sollte aus Sicht der Verwaltung wie folgt weiter verfahren werden:

a)    Außerplanmäßige Bereitstellung der notwendigen investiven Haushaltsmittel in Höhe von ca. 108.500 EUR (brutto) in 2018 im Produkt 01.10.01 unter der neuen INV181110 – Beschaffung IT-Systeminfrastruktur BAF e. V.

b)    Deckung durch die für das Jahr 2018 eingeplanten Ansätze bei INV181050 – Software-Lizenzen.

 

Neben den investiven, einmaligen Aufwendungen werden auch konsumtive, laufende Aufwendungen in Höhe von rd. 27.100 Euro brutto p. a. anfallen (Mehr- oder Minderaufwände können sich im Rahmen der aufgabenbezogen anforderungs-/bedarfsgerechten Skalierung ergeben), die nach verwaltungsinterner Beschlusslage seitens des Fachdienstes 3.33 – Zuwanderung aus dem vorhandenen Budget abzudecken und der BAF e. V. entsprechend der vertraglichen Regelungen und auf dem üblichen Verfahrensweg zu gewähren wären.

 

4.            Beschlussfassung

Durch den Haupt-, Finanz- und Beteiligungsausschuss ist ein Dringlichkeitsbeschluss nach § 60 Abs. 1 S. 1 GO NRW zu fassen, der dem Rat der Stadt Remscheid gemäß § 60 Abs. 1 S. 3 GO NRW zur Genehmigung vorzulegen ist.

Zur Begründung der Dringlichkeit wird auf das Deckblatt dieser Vorlage verwiesen.

 


Finanzielle Folgen und Auswirkungen

Voraussichtlicher Aufwand und voraussichtliche Auszahlungen im laufenden Jahr und in Folgejahren

108.500 € investive Auszahlung in 2018.

(Nähere Ausführungen hierzu folgen unter Ziffer 3 der Begründung.)

Die erforderlichen Haushaltsmittel sind im Ergebnis- und Finanzplan enthalten

Nein. Daher ist eine außerplanmäßige Bereitstellung notwendig.

 


 

 

Mast-Weisz

Oberbürgermeister